Pas op instortingsgevaar – door overbodige structuur

Het risico van overbodige structuur van presentaties

Karel is een succesvolle websitebouwer. Voor zijn werk moet hij regelmatig presentaties geven bij netwerkbijeenkomsten. Hij ziet er altijd tegenop. Karel: ‘Ik bereid mijn voordrachten goed voor, maar ik vind het moeilijk om antwoord te geven op spontane vragen uit de zaal.’

Hoe bereidt Karel zich precies voor?
Hij zet hij alles op papier, zegt hij, uit angst om de draad kwijt te raken. Karel maakt voor elke gelegenheid een aangepast verhaal, compleet met kop, romp, staart en openingsgrapje. Om uit te leggen hoe bezoekers een website bekijken, en hoe hij daar rekening mee houdt bij het ontwerpen, heeft hij een uitgebreide PowerPointpresentatie gemaakt.

De presentatie
Het gevolg: tijdens zijn verhaal is Karel óók druk in de weer met de afstandsbediening van de beamer. Omdat hij zijn tekst voorleest, vergeet hij zijn publiek aan te kijken. Een vraag van achter uit de zaal brengt hem zo van zijn stuk dat hij hem maar negeert.

Waarom doet Karel dat zo?
Karel: ‘Ik ben een pietje-precies. Ik hou niet van verrassingen en ik wil altijd graag weten waar ik aan toe ben. Ik bereid me tot in de puntjes voor. Zo probeer ik rustig te blijven.’
Wanneer we doorvragen, erkent Karel dat zijn voorbereiding averechts werkt: ‘Mijn presentatie boeit niet. Mensen raken afgeleid en zijn met andere dingen bezig. En na afloop voel ik me uitgeput en wil ik nog maar één ding: zo snel mogelijk naar huis.’

Kan het ook anders?
‘Karel hoe zou jij het vinden om met groot gemak en veel plezier een presentatie te geven?’ Vol ongeloof kijkt hij ons aan en zegt dat hij niks liever zou willen. We beloven hem dat hij maar drie stappen van een succesvolle presentatie is verwijderd:

Stap 1: formuleer de kern van je boodschap.
Hier gaan we met Karel op zoek naar de essentie van zijn optreden: waar draait het bij hem om? Hij bouwt graag websites die meer bezoekers trekken en die vaker terugkomen. Na wat schaven is dit zijn kernboodschap: De drie kenmerken van een website waar je verliefd op wordt.
De kernboodschap gebruikt hij als hulpmiddel als hij tijdens zijn presentatie de draad kwijt raakt. Door het uitspreken van de kernboodschap valt alles weer op zijn plaats. Hij weet direct weer waar zijn presentatie om gaat en pakt eenvoudig de draad weer op.

Stap 2: deel je persoonlijke motivatie.
Hier blijft Karel steken in de technische kant van het verhaal. Vol vuur praat hij over de mogelijkheden van de verschillende CMS-systemen. We onderbreken hem en maken hem duidelijk dat mensen vooral geïnteresseerd zijn in een website die klanten en omzet oplevert.
Zijn liefde voor techniek maakte hem als jochie populair. Hij hielp kapotte treintjes van zijn vriendjes weer in beweging te krijgen, of hij blies de broodrooster van zijn oma nieuw leven in. Hier werd Karel ook blij van. Nu helpt hij enthousiast klanten aan een mooie website die extra omzet oplevert. Klanten blij maken met zijn technische kennis blijkt zijn grootste drijfveer. We vragen Karel om dit tijdens presentaties met zijn publiek te delen.

Stap 3: show, don’t tell.
Hier gebruikt Karel de meest indrukwekkende voorbeelden om zijn kernboodschap te ondersteunen. Hij hoeft de voorbeelden niet te zoeken; ze liggen vooraan in zijn herinnering, doordat ze de meeste indruk maken.
We leren hem om stil te staan bij een indrukwekkend voorbeeld en het zijn publiek te laten horen, ruiken, voelen en proeven. Karel heeft het door. Hij veert enthousiast van zijn stoel op en showt ons een parade van zijn mooiste websites. Hij illustreert vol vuur hoe hij zijn liefde voor techniek omzet in succesvolle websites.